فرص عمل لدى منظمة War Child Lebanon: مطلوب مساعدي/ت إداريين (Project Admin Assistant)

فرصة عمل في لبنان لدى منظمة War Child Lebanon: مطلوب مساعدين إداريين (Project Admin Assistant – Beirut)

قطاع/ات التدخل:

• الأطفال والشباب

الموقع:

• بيروت، لبنان

آخر مهلة للتقديم:

• الجمعة، 14 مارس 2025

نوع العقد:

• دوام كامل

مدة الوظيفة:

• حتى ديسمبر 2025 مع إمكانية التمديد

نطاق الراتب:

• بين 800 و 1200 دولار أمريكي

درجة التعليم المطلوبة:

• بكالوريوس

متطلبات الخبرة:

• بين سنتين و 3 سنوات من الخبرة في مجالات مشابهة

المهارات اللغوية المطلوبة:

• اللغة العربية: بطلاقة
• اللغة الإنجليزية: بطلاقة
• اللغة الفرنسية: غير مطلوب

توجيهات التقديم:
للتقديم على هذه الوظيفة، يرجى استخدام الرابط التالي:
رابط التقديم

البريد الإلكتروني:
hr.lebanon@warchild.net

ملاحظة: لن يتم النظر في أي طلبات غير مقدمة عبر الرابط المذكور.

---

الوصف الوظيفي:

المجالات الرئيسية للنتائج:

1. التنظيم، التنسيق والإدارة:

   • تنظيم التدريبات، الندوات، حفلات افتتاح المشاريع، استضافة الزوار من المتبرعين والمشاركين، التفتيش الميداني، وغيرها.
   • دعم التنسيق مع الميدان لضمان سير العمل بشكل صحيح وفي الوقت المحدد، وفقًا لأهداف الوصول المحددة من قبل War Child Lebanon.
   • إدارة عمليات الشراء البسيطة (مثل شراء المواد المكتبية، الخدمات، وغيرها من الاحتياجات البسيطة للمشاريع).
   • تحديث وصيانة قاعدة البيانات الخاصة بالمشاريع والمستندات.
   • تطوير وتحسين طرق وأساليب العمل بالتنسيق مع المشرفين.

2. الدعم المالي:

   • تحضير المدفوعات الشهرية للموظفين في الميدان.
   • متابعة المدفوعات الشهرية والشيكات المسبقة.
   • متابعة ومراقبة المبالغ المتقدمة من قبل الشركاء.
   • مساعدة في مراقبة الميزانية لضمان الإنفاق الصحيح وفقًا لكل بند في الميزانية.

3. الدعم الإداري:

   • تطوير وصيانة نظام الأرشفة للمستندات المتعلقة بالمشروع والشركاء.
   • إعداد وصيانة وثائق المشاريع بما في ذلك التقارير، محاضر الاجتماعات، والسجلات.
   • ضمان تقديم الوثائق والتقارير في الوقت المحدد وبشكل منظم.

---

الملف الشخصي المطلوب:

المؤهلات والخبرة:

• درجة في إدارة الأعمال، إدارة المشاريع، المالية أو أي مجال ذو صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في العمل الإداري أو إدارة المشاريع، ويفضل في سياق طارئ أو إنساني.
• خبرة سابقة في العمل مع الأطفال، اللاجئين أو الفئات الضعيفة.

المهارات والكفاءات:

• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة مهام متعددة.
• مهارات الكمبيوتر القوية، بما في ذلك Microsoft Office وخاصة Excel.
• القدرة على ضمان دقة وجودة العمل.
• الطلاقة في اللغة العربية و الإنجليزية.

---

Job Opportunity at War Child Lebanon: Project Admin Assistant (Beirut)

Sector(s) of Intervention:

• Children and Youth

Location:

• Beirut, Lebanon

Application Deadline:

• Friday, March 14, 2025

Contract Type:

• Full-time

Job Duration:

• Until December 2025 with the possibility for extension

Salary Range:

• Between $800 and $1200 USD

Required Education:

• Bachelor’s Degree

Experience Requirements:

• Between 2 to 3 years of experience in similar fields

Language Requirements:

• Arabic: Fluent
• English: Fluent
• French: Not required

Application Instructions:
Please submit your application via the following link:
Apply here

Email for Contact:
hr.lebanon@warchild.net

Note: Applications not submitted through the provided link will not be considered.

---

Job Description:

Key Result Areas:

1. Organization, Coordination, and Management:

   • Organize trainings, seminars, project opening ceremonies, donor and participant visits, site inspections, etc.
   • Support coordination with the field to ensure work is progressing properly and on time, aligning with War Child Lebanon's expected reach.
   • Manage minor procurement processes (stationery, utilities, minor purchases for project activities).
   • Update and maintain information on computer database systems and project archives.
   • Develop, design, and improve work methods and procedures in coordination with the supervisor.

2. Financial Support:

   • Prepare monthly payments for field staff.
   • Follow up closely on monthly payments and cheque advances.
   • Monitor partner advances and assist in monitoring the budget to ensure proper expenditure.

3. Administrative Support:

   • Develop and maintain a filing system for project documentation and partner information.
   • Prepare and maintain project documents, including reports, meeting minutes, and action logs.
   • Ensure administrative tasks are handled efficiently, with reports and documentation submitted on time.

---

Your Profile:

Qualifications and Experience:

• Degree in Business Administration, Project Management, Finance, or a related field.
• Minimum of 2 years of experience in administration or project management, preferably in an emergency or humanitarian context.
• Previous experience working with children, refugees, or vulnerable populations.

Skills and Competencies:

• Strong organizational and multitasking skills.
• Strong computer skills, including Microsoft Office and particularly Excel.
• Ability to ensure accuracy and quality in work deliverables.
• Fluency in Arabic and English.

---